香港有限公司法定秘書的要求和職責

香港有限公司的法定秘書人數

根據香港法例，在香港註冊成立之有限公司均必須有一名公司秘書。

香港公司秘書的任職資格

香港公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人，需為香港永久性居民；若為法人團體，該法人團體必須在香港有註冊地址或營業地點。上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師，而且必須得到聯合交易所認可其在學術及專業資格方面足以履行其職責。

根據香港法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。但是，如果公司只有一個董事，那麼該董事就不可以兼任公司秘書。

香港公司秘書的委任

香港公司章程的細則－般會規定董事會可以根據其認為合適的條件和薪酬委任秘書。

香港公司秘書的權力

香港公司秘書不僅僅是一個雇員。公司秘書有權代表公司簽訂－些與日常行政事務有關的合同，例如聘請雇員的合同。

香港公司秘書的責任

公司秘書的責任取決於其與公司的安排。一般來說，秘書應確保公司的運作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項責任:
(1) 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄；
(2) 在董事會的指示下，簽發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人士；
(3) 秘書有時應加簽文件和蓋章；
(4) 處理股權轉讓事宜；
(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊；
(6) 按規定向公司註冊處提交有關文件，例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

香港公司秘書的辭職

根據公司條例，除非公司章程細則另有規定，或者秘書與公司之間另有協議，否則秘書隨時可以提出辭職，但必須提前通知董事會。公司應該在秘書辭職後十四天內以指定格式的表格通知公司註冊署。

常見問題：

一．問：何謂香港公司秘書﹖
答：根據香港現行法例，香港有限公司必須委任一位公司秘書。其職責為安排會議、準備會議紀錄、提交法定文件給政府部門、確保公司符合法定要求等。

二．問：董事可否兼任公司秘書﹖
答：可以，但是，如果公司只有一個董事，那麼該董事就不可以兼任公司秘書。除非有兩個董事或以上。

三．問：香港公司秘書有什麼資格要求﹖
答：1.如屬個人，必須年滿18歲及常居於香港，即香港居民;
     2.如屬公司法人，必須為香港註冊之有限公司。

四．問：如沒有適合人選出任公司秘書一職怎辦﹖
答：你可以選用本公司之公司秘書服務，詳細資料如下︰
（1）由本公司出任公司秘書一職
（2）準備及提交周年申報表（不含政府規費）
（3）更改公司註冊地址
（4）任免或更改董事及秘書資料，若中途處理，需要收服務費。

五．問：可否更改香港公司秘書?
答：可以，香港公司可以隨時更改秘書，但必須於更改後的14日內以指定表格通知香港公司註冊處。